Falls du dich schon mal gefragt hast, wie die Digitalisierung und Automatisierung eines Business in der Praxis ausschaut oder was genau ich in der Zusammenarbeit mit meinen Kunden mache, dann solltest du definitiv weiterlesen!

Heute teile ich nämlich mit dir eine Case Study zu einem erfolgreich abgeschlossenen Kundenprojekt und gebe Einblick in die einzelnen Herausforderungen, Lösungsansätze und Ergebnisse.

HERE WE GO!

Der Kunde

Der Kunde ist Business Owner eines Coaching-Business im Bereich Demenz, Kommunikation und Coaching mit Hund. Die Coachings werden in erster Linie in Form von Vor-Ort-Workshops durchgeführt.

Die größten Herausforderungen lagen darin, dass aufgrund von fehlenden Tools, Abläufe vorrangig manuell durchgeführt wurden und dies zu einem insgesamt hohen Zeit-Invest im Tagesgeschäft geführt hat. Außerdem fehlten für viele wiederkehrende Abläufe einheitliche Vorgehensweisen.

Ziel war es daher, Abläufe so gut wie es geht zu digitalisieren, zu standardisieren und zu automatisieren und insgesamt effizienter zu arbeiten.

Hierfür sollten folgende Bereiche und Abläufe effizienter gestaltet werden:

• Buchhaltung
• Workshop-Management
• Workshop-Nachbereitung
• Terminmanagement

Vorgehensweise

Im Rahmen von Workshops haben wir uns die o.g. Bereiche (Buchhaltung, Workshop-Management und Terminmanagement) im Einzelnen genauer angeschaut, d.h. den aktuellen Stand analysiert, die einzelnen Herausforderungen identifiziert sowie konkrete Ziele für jeden Bereich definiert.

Auf Basis dieser Informationen, habe ich verschiedene Lösungsansätze erarbeiten können, die dann gemeinsam besprochen und final festgelegt wurden, sodass es zuletzt in die Umsetzung gehen konnte.

Insgesamt wurde das Projekt (vom ersten Workshop bis hin zu Umsetzung und Übergabe) in 5 Monaten umgesetzt.

Das sind die Ergebnisse:

1. BUCHHALTUNG

Problem: Hoher zeitlicher und manueller Aufwand bei der Buchhaltung sowie bei der Angebots- und Rechnungserstellung (Rechnungen und Angebote wurden in MS Word geschrieben).

Lösung: Einführung eines smarten Buchhaltungs-Tools inkl. Erstellung von Vorlagen für Angebote und Rechnungen.

Ergebnis: Schnellere und effizientere Buchhaltung, Rechnungs- und Angebotserstellung sowie Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Reduzierter manueller Aufwand, mehr Zeit!

2. WORKSHOP-MANAGEMENT

Problem: Hoher manueller und zeitlicher Aufwand bei der Aufnahme und dem Managen von Kontaktdaten von Workshop-Teilnehmern für den späteren Versand von Bilderprotokollen per E-Mail.

Lösung: Einführung eines Online-Formulars (Zugriff via QR-Code), in das sich alle Workshop-Teilnehmer eintragen inkl. automatischer Übertragung der Kontaktdaten in die richtige E-Mail-Liste für den späteren Versand der Bilder-Protokolle.

Ergebnis: Enorme Zeitersparnis durch komplette Eliminierung des manuellen Aufwands!

3. WORKSHOP-NACHBEREITUNG

Problem: Kein standardisiertes Layout für die nachträgliche Erstellung und den Versand von Bilder-Protokollen an Teilnehmer via E-Mail.

Lösung: Erstellung von einheitlichen Vorlagen, jeweils für die Gestaltung und späteren Versand von Bilder-Protokollen.

Ergebnis: Reduktion des manuellen Aufwands sowie Vereinheitlichung des Prozesses insgesamt.

4. TERMINMANAGEMENT

Problem: Hoher Koordinationsaufwand bei Terminierung von Einzelcoachings (Erstkontakt durch potentiellen Kunden per E-Mail, danach telefonische Abstimmung).

Lösung: Einführung eines Online-Buchungskalenders als “Self-Service” für potentielle Kunden.

Ergebnis: Koordinationsaufwand für Terminvereinbarungen auf das Nötigste reduziert und Prozess insgesamt vereinfacht.

Fazit

Auch dieses Projekt hat wieder gezeigt, wie wichtig es ist, sich als Business Owner rechtzeitig um die richtigen Tools und Prozesse zu kümmern sowie die internen Prozesse sinnvoll aufzusetzen und so gut wie es geht zu standardisieren und zu automatisieren.

Durch Einsatz der richtigen Tools sowie Vereinheitlichung von Abläufen, konnte hier der zeitliche und manuelle Aufwand enorm reduziert werden. Zudem sorgen die einheitlichen Vorgehensweisen für weniger Koordinationsaufwand und eine geringere Fehleranfälligkeit und begleiten und entlasten den Kunden langfristig in seinem Daily Business.

Mehr Struktur, mehr Effizienz, mehr Zeit: Check! ✔️

Möchtest du meine nächste Success Story sein? Lass uns sprechen und schauen, wie wir auch dein Business mit der richtigen Strategie und den richtigen Tools vereinfachen und effizienter machen können! Trage dich hier für ein Beratungsgespräch mit mir ein! Ich freue mich auf dich!