In 5 Schritten zu mehr Struktur, Effizienz und Zeit!

Wenn es darum geht, die Effizienz im Unternehmen zu steigern und langfristig Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben, kommt man früher oder später nicht an der Fragestellung vorbei, ob und welche manuellen und wiederkehrenden Aufgaben ggf. automatisiert werden können. 

In der heutigen Zeit, in der so viele digitale Tools zur Verfügung stehen, sollte man meiner Meinung nach definitiv davon Gebrauch machen und diese in die eigenen Geschäftsprozesse inkludieren.

Heute zeige ich dir, welche Aufgaben sich automatisieren lassen, welche Vorteile durch Prozessautomatisierung entstehen und wie du in 5 Schritten in die Umsetzung kommst. 💪

Was versteht man eigentlich unter (digitaler) Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Kurz gesagt: die Automatisierung von Geschäftsprozessen bedeutet den Einsatz von Software bzw. digitalen Tools, welche wiederkehrende Aufgaben automatisieren und somit den manuellen Aufwand reduzieren oder gar komplett eliminieren. 

Was sind die Vorteile von Prozessautomatisierung?

Die Vorteile, die durch Prozessautomatisierungen entstehen, liegen klar auf der Hand: 

• mehr Zeit
• mehr Effizienz 
• weniger Arbeitsaufwand
• Reduktion von Fehlern
• standardisierte Abläufe
• Prozessoptimierung

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Aufgaben gewinnt man Zeit und steigert so die Effizienz. Zudem werden in diesem Zuge Prozesse optimiert und Strukturen geschaffen. Diese Vorteile wirken sich nicht nur unternehmensintern aus. Standardisierte und automatisierte Prozesse bewirken ebenfalls einen effizienteren Kundenservice und somit höhere Kundenzufriedenheit.

Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Man kann jedoch sagen, dass die Bereiche, die sich durch verschiedene Tools automatisieren lassen, nahezu unendlich sind. Die Ausgangslage muss immer individuell betrachtet werden und hängt u.a. von der Komplexität der Prozessstrukturen, aber auch der Bereitschaft im Unternehmen ab, sich mit den eigenen Prozesslandschaft auseinanderzusetzen.

Auch wenn die Automatisierung von Geschäftsprozessen langfristig zu höherer Effizienz und Zeitersparnis führt, muss initial Zeit investiert und manueller Aufwand betrieben werden. 

Folgende Bereiche lassen sich bspw. automatisieren: 

• Vorbereitende Buchhaltung: Automatische Übernahme von Rechnungen aus E-Mails oder Ordern in ein Buchhaltungstool.
• Kundenanfragen: Automatische Aufnahme von Kundenanfragen via Online-Formular inkl. Übertragung als Aufgabe zur weiteren Bearbeitung in ein Projektmanagement- oder Aufgaben-Tool. 
• Terminbuchungen: Automatische Buchung von Kundengesprächen via Online-Buchungstool sowie automatischer Synchronisierung mit dem eigenen Kalender.
• Projektmanagement: Automatische Zuordnung von Aufgaben sowie Deadlines in Abhängigkeit von vorab festgelegten Regelwerken.

Aber wo fängt man nur an?

Die erste Regel: Fange klein an. Konzentriere dich zu Anfang auf einen kleinen Bereich bzw. Teilprozess in deinem Unternehmen, der überschaubar und schnell umzusetzen ist und baue nach und nach darauf auf. Auch wenn automatisierte Prozesse das Leben erleichtern, kann schnell das Gegenteil eintreten, wenn man sich zu schnell zu viel vornimmt und den Überblick verliert. 

Folgende Schritte helfen dir bei der Umsetzung: 

1. Bestandsaufnahme

Notiere alle Aufgaben, die aus deiner Sicht repetitiv erscheinen und dir immer wieder “unnötige” Zeit stehlen. Kategorisiere diese Abläufe in übergeordnete Bereiche, bspw. E-Mails, Kundenanfragen, Buchhaltung. 

2. Prozesse dokumentieren

Nachdem du die erste Bestandsaufnahme gemacht hast, solltest du die identifizierten Aufgaben strukturiert in ein Prozessbild übertragen. Welche Aufgaben stehen am Anfang, welche am Ende? Wie sind die einzelnen Aufgaben und Bereiche miteinander verbunden? Für die Dokumentation eignen sich diverse Tools. Ich nutze dafür bspw. Miro, aber auch Tools wie Lucidchart oder auch PowerPoint kommen dafür in Frage. 

3. Prozesse optimieren

Bevor Prozesse automatisiert werden, ist es wichtig, etwaige Optimierungspotenziale zu identifizieren und diese umzusetzen. Dies ist einer der wichtigsten Schritte, denn nur ein optimierter Prozess sollte auch automatisiert werden. Wie bereits erwähnt, fange klein an. Konzentriere dich zuerst auf einen kleinen Teilprozess, welchen du automatisieren möchtest und baue nach und nach darauf auf. 

4. Tools finden

Jetzt wird es spannend. Finde heraus, welche Tools dir bei der Automatisierung behilflich sein können. Nutzt du bereits Tools, welche die Prozessautomatisierung unterstützen können? Wenn nicht, mach dich auf die Suche nach geeigneten Tools. Bei der Auswahl der Tools behalte u.a. Aspekte wie Datenschutz und Datensicherheit im Auge. Die gute Nachricht: viele Tools bieten oft eine kostenlose Basisversion an, mit denen, v.a. am Anfang, Prozesse komplett kostenlos automatisiert werden können.

5. Umsetzung

Und zuletzt geht es in die Umsetzung. Stelle dir dabei folgende Fragen: Welche Abläufe lassen sich zunächst innerhalb eines Tools umsetzen? Welche Tools müssen miteinander verknüpft werden? Sind dafür native Integrationen (direkte Verbindungen zwischen zwei Tools) vorhanden? Ist dies nicht der Fall, ist ein „Zwischen-Tool“ erforderlich, um eine Verbindung herzustellen. Ich nutze dafür das Tool Zapier. Mit Zapier lassen sich mittlerweile sehr viele Tools miteinander verbinden und die Features sowie die integrierten Tools werden stetig erweitert. Auch Zapier bietet eine kostenlose Basis-Version an, mit der du unbegrenzt viele Two-step-Zaps (Verbindungen zwischen 2 Tools) erstellen kannst. Mehr zum Start mit Zapier findest du hier.

Fazit

Geschäftsprozesse zu automatisieren bedeutet erstmal einen größeren initialen Aufwand, aber einmal richtig aufgesetzt sind Zeitersparnis und eine höhere Effizienz garantiert. Auch Anpassungen in bestehenden Prozessen sind schneller umgesetzt, wenn man vorab eine solide Basis geschaffen und v.a. alles richtig dokumentiert hat. 

💡 Apropos Prozessanpassungen: Stelle bei jeglicher Veränderung in deinen Prozessen sicher, deine Prozessabbildung entsprechend zu aktualisieren. Sie ist DIE Single-Source-of-Truth und zeigt dir, welche Prozesse vorhanden sind, wie diese miteinander verknüpft sind und welche Tools, welche Abläufe unterstützen. 

So und jetzt viel Erfolg bei der Automatisierung von deinen Geschäftsprozessen und auf deinem Weg zu mehr Struktur, Effizienz und Zeit! 💪

Du hast Fragen oder benötigst Unterstützung bei der Umsetzung? Melde dich gerne bei mir!