Die heutige (Arbeits-)Welt ist geprägt von To-Do Listen und Deadlines. Sehr oft kommt es einem vor, dass die 24 Stunden im Tag nicht ausreichend sind oder man am Ende des Tages mal wieder nichts zu Ende gebracht hat. Dabei sind es oft nicht die lange Aufgabenliste oder die fehlende Zeit, die daran Schuld sind, sondern fehlende Priorisierung sowie ein fehlendes Gespür für das Wesentliche. Effizientes Arbeiten liegt nicht jedem im Blut, aber es gibt Methoden und Tools, die einem dabei behilflich sein können.

Aber was bedeutet es effizient zu arbeiten? Effizienz bedeutet letztendlich mit dem geringsten Zeitaufwand ein Ergebnis oder Ziel zu erreichen bzw. eine Aufgabe so wirtschaftlich, wie möglich auszuführen. Definition: check! ✅

Wenn du dich schon mal gefragt hast, wie und ob du deine Zeit effizienter nutzen kannst, hier sind 6 Tipps, wie du dich auf das Wesentliche konzentrieren und das meiste aus deiner Zeit herausholen kannst.

1. Priority first! Die Spreu vom Weizen trennen.

„I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ – Dwight D. Eisenhower

Um nachhaltig effizient zu arbeiten ist es wichtig, sich auf die zielführenden und gewinnbringenden Tätigkeiten zu konzentrieren und zu verstehen, was wirklich wichtig ist und alles andere drumherum auszublenden und zu eliminieren. Ein einfaches, aber effektive Vorgehensweise bietet die Priority Matrix (auch Eisenhower Matrix genannt, nach Dwight D. Eisenhower, 34. Präsident der Vereinigten Staaten).

Mithilfe der Priority Matrix sollen anfallende Tasks nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert werden. Wichtige und dringende Aufgaben sollen demnach sofort erledigt werden und wichtige, aber nicht dringende Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt geplant werden. Auf diese Weise stellst du nicht nur ganz schnell fest, wo deine Prioritäten liegen, sondern auch, ob wirklich alle Aufgaben von dir selbst erledigt oder überhaupt erledigt werden müssen. 

Long story short: Erledige oder plane wichtige Aufgaben und delegiere oder eliminiere die Unwichtigen!

2. 80/20. Auf das Wesentliche konzentrieren.

„What you do is infinitely more important than how you do it. Efficiency is still important, but it is useless unless applied to the right things.“ – Timothy Ferriss

Eine weitere Methode, um die wesentlichen Aufgaben zu identifizieren bietet das Pareto Prinzip (nach dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto), welches sich mit der Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis befasst und besagt, dass 80% der Wirkung durch 20% der beteiligten Faktoren erreicht werden können.

Das Pareto-Prinzip wird oft unterschiedlich interpretiert. Im Zusammenhang mit Effizienz soll das Pareto-Prinzip angewendet werden, um festzustellen, welche Aufgaben den meisten Mehrwert liefern (20% Aufwand, 80% Ergebnis) und diese letztendlich priorisieren. Die verbleibenden Aufgaben (80% Aufwand, 20% Ergebnis) sollten bestenfalls delegiert oder ganz eliminiert werden. An dieser Stelle lässt sich das Pareto-Prinzip sehr gut mit der Priority Matrix kombinieren. 💡

3. Planen. Ist die halbe Miete.

“An hour of planning can save you 10 hours of doing.” – Dale Carnegie

Damit du das meiste aus deiner Zeit herausholen kannst, ist es wichtig vorab zu wissen, was und wann zu tun ist. Plane anfallenden Aufgaben immer einen Tag im Voraus, am besten am Ende deines Arbeitstages, wenn die Aufgaben des laufenden Tages bereits erledigt wurden und ganz wichtig: halte dich daran! Plane auch immer einen entsprechenden Puffer für Unvorhersehbares ein. Auf diese Weise stellst du sicher, nicht in Zeitnot zu geraten und alles, wie geplant abzuschließen. 

Ebenfalls wichtig: Plane nie mehr als 2 wichtige Aufgaben pro Tag ein!

Wenn du dir unsicher bist, welche Aufgabe zuerst erledigt werden soll, da alles gleich wichtig erscheint, stelle dir folgende Frage: Bei welcher Aufgabe (sofern sie schon erledigt wäre) hättest du am meisten das Gefühl, etwas für diesen Tag geschafft zu haben? 

Eine weitere Herangehensweise: Aufgaben, die man am liebsten hinauszögern möchte, oder die einen unterbewusst stressen, sollten ebenfalls sofort erledigt werden. So hast du direkt am Anfang einen größeren Milestone erreicht und kannst die weiteren Tasks entspannter und motivierter angehen. 

Reviewe am Ende jeden Tages deine Aufgaben für den aktuellen Tag. Alles “on track”? Muss umpriorisiert werden oder kann sogar etwas gestrichen werden? Und plane dann die Aufgaben für den darauffolgenden Tag.

4. Zeitmanagement. Weniger ist mehr.

Work expands so as to fill the time available for its completion. – Cyril Northcote Parkinson

Setze für deine Aufgaben konkrete und straffe Deadlines. Verkürze so gut wie möglich die verfügbare Zeit für eine Aufgabe, um unnötiges Hinauszögern und Zeitverschwendung zu vermeiden. So fokussierst du dich auf das Wesentliche und es bleibt keine Zeit für Ablenkungen oder Multitasking. Diese Vorgehensweise lässt sich auf das Parkinson’s Law (nach Cyril Northcote Parkinson, englischer Historiker und Autor) zurückführen, welches besagt, dass jede Aufgabe so lange dauert, wie Zeit für sie zur Verfügung steht. Nach dem Motto: “This meeting should have been an Email”. 🤦‍♀️

Wenn du denkst, dass eine Aufgabe 1 Stunde in Anspruch nimmt, plane 45 min ein und schaue, wie weit du in dieser Zeit kommst. #livingontheedge 😉

Je nachdem zu welcher Tageszeit du am produktivsten bist – nutze genau dieses Zeitfenster, um die schwierigen und zeitaufwendigen Aufgaben zu erledigen.

5. Tools. Weil es besser ist.

“The first rule of any technology used in a business is that automation applied to an efficient operation will magnify the efficiency. The second is that automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.” – Bill Gates

Ich bin ein großer Fan von Online-Tools und nutze diese täglich im eigenen Online-Business. Online-Tools unterstützen einen nicht nur dabei eine Struktur in laufende Tasks zu bringen, sondern auch Vorgänge zu automatisieren und so insgesamt effizienter zu arbeiten.

Ich persönliche nutze Asana, um meine To-Dos zu priorisieren und zu strukturieren. Ich würde grundsätzlich immer raten sich papierlos zu organisieren, da Taskmanagement mit bspw. Post-its oder Notizbüchern sehr schnell unordentlich und unübersichtlich werden kann, v.a wenn Aufgaben umpriorisiert werden müssen.

Lust Asana zu testen? Hier* geht’s zur 30-tätigen Testversion!

Konzentriere dich dennoch auch bei der Verwendung von Tools für dein Taskmanagement am besten nur auf eins, denn auch hier kann es schnell unübersichtlich und ineffizient werden, wenn du auf mehrere Anwendungen zurückgreifen musst. Wenn sich die Anwendung von mehreren Tools dennoch nicht vermeiden lässt, schaue, ob diese sich miteinander integrieren lassen, um Doppelpflege zu vermeiden.

6. Fokus. Say NO to Multitasking!

“Multitasking is the ability to screw everything up simultaneously.” – Jeremy Clarkson

Wenn du deine Aufgaben richtig priorisiert und einen entsprechenden Zeitplan aufgesetzt hast, sollte sich Multitasking von selbst erübrigen.

Fokussiere dich immer nur auf die eine Aufgabe, die gerade ansteht und erledige sie vollständig, ohne Ablenkung. Lege das Handy weg und auf stumm, schließe alle Tabs und Anwendungen auf deinem Computer, die nicht für die aktuell zu erledigende Aufgabe notwendig sind (kein “schnell mal in die E-Mails schauen”) und ganz wichtig: halte deinen Zeitplan ein!

Multitasking führt nicht nur zu Stress, sondern mindert auch die Konzentrationsfähigkeit. Nobody wants that. 👋

Fazit

Um nachhaltig effizient zu arbeiten, ist es wichtig, die wesentlichen Aufgaben zu identifizieren, diese zu priorisieren und mit einem straffen Zeitfenster einzuplanen und den Rest zu ignorieren – so far so good. ✅

Dies passiert jedoch nicht über Nacht und ist ein Prozess, welcher nach der Methode “Trial and Error” mit der Zeit optimiert wird.

Versuche demnach diese Tipps langsam in deinen Alltag zu integrieren. Mit der Zeit wirst du lernen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind, wie viel Zeit diese in Anspruch nehmen und welche Aufgaben schlussendlich komplett wegfallen können. Viel Erfolg! 🙌

Affiliate Link*