Egal ob du ein Online oder Offline Business führst, Online-Tools sind im Alltag der heutigen Arbeitswelt einfach nicht wegzudenken. Sie helfen uns Abläufe zu automatisieren und zu vereinfachen, Termine zu koordinieren und ermöglichen vor allem einen ortsunabhängigen Lebensstil. Hello World! 🌍🌎🌏

Auch für mich sind Online-Tools ein fester Bestandteil meines Arbeitsalltags und helfen mir u.a. effizienter zu arbeiten, Struktur in anfallende Tasks zu bringen und vor allem Zeit zu sparen! 

Heute stelle ich dir 4 meiner persönlichen Must-Haves vor, die ich täglich in meiner Arbeit nutze und auf die ich nicht verzichten möchte. 

HERE WE GO 👇

Google Workspace

Google Workspace (ehemals G Suite) vereint verschiedene cloud-basierte Business-Tools, die eine orts- und geräteunabhängige Arbeit ermöglichen. Darunter fallen die bekannten Anwendungen, wie Gmail, Google Calendar oder Google Drive, aber auch Office Anwendungen, wie Google Docs, Sheets und Slides (Äquivalente zu Microsoft 365 – Word, Excel und Powerpoint). 

In erster Linie nutze ich Google Workspace als E-Mail Plattform (Gmail) und E-Mail Hoster. Hier habe ich meine geschäftliche E-Mail Adresse mit eigener E-Mail Domain (@yourvirtualsolutions.de) eingerichtet. Alle meine Termine verwalte ich über den Google Calendar. Wichtigen Dateien lege ich in Google Drive ab und kann hier Dokumente freigeben oder auf freigegebene Dokumente zugreifen.

Mit Google Workspace erhält man einen großzügigen Cloud Speicher (Größe variiert je nach Abo) und kann so von überall, sprich geräteübergreifend, auf Daten zugreifen. Ich habe aktuell das Business Starter Abo* und zahle nur knapp 5€ im Monat und bekomme dafür 30GB Cloud Speicher. Als Solopreneur ist dies für mich vollkommen ausreichend.

Was ich vor allem toll an Google Workspace finde, ist dass die Anwendungen sehr intuitiv und übersichtlich sind und sich mit vielen gängigen Online-Tools in Form von Add-ons integrieren lassen. U.a. habe ich meinen Google Calendar mit Zoom integriert und kann so Termine direkt als Zoom-Calls einstellen. Durch die Integrationen lassen sich viele Arbeitsschritte automatisieren, was Zeit spart und mir ermöglicht insgesamt effizienter zu arbeiten.

💡 Pro-Tipp: Möchtest du für unterschiedliche Zwecke individuelle E-Mail Adressen haben, so kannst du mit deiner bestehende E-Mail Adresse E-Mail Aliasse erstellen und diese mithilfe von Filtern automatisch in deinem Postfach sortieren und labeln (lassen) sowie entscheiden, von welcher E-Mail Adresse aus du E-Mails verschicken möchtest. Du musst demnach keinen neuen Nutzer anlegen bzw. für einen zusätzlichen Nutzer zahlen. Ka-Ching!

Du möchtest Google Workspace für dein Unternehmen ausprobieren? Über diesen Link* kannst du Google Workspace 14 Tage lang kostenlos testen. Schreib mir, um zusätzlich einen exklusiven Rabatt zu erhalten! Wohoo! 🙌

Asana

Asana ist ein Projektmanagement-, Planungs- und Collaboration-Tool und für mich DAS Tool, um meine ToDos und Kundenprojekte zu verwalten. Meinen Arbeitstag starte ich immer mit Asana, noch bevor ich in mein E-Mail Postfach schaue. 

Ich liebe Asana, da die Handhabung ebenfalls sehr einfach und intuitiv ist. Die To-dos (in Asana “Tasks”) werden in Projekten kategorisiert, welchen du wiederum verschiedene Farbcodes zuordnen kannst. Sehr simpel, aber super effektiv, wenn du Tasks projektübergreifend managen musst. Für die projektübergreifende Übersicht kannst du zwischen den Ansichten Liste, Board und Kalender wählen. Ich persönlich nutze die Kalenderansicht am liebsten. Per Drag and Drop lassen sich Tasks ganz einfach innerhalb des Kalenders verschieben. So kann man schnell umpriorisieren ohne die Übersicht zu verlieren.

Asana eignet sich ebenfalls perfekt für die Zusammenarbeit mit Kunden oder im Team. Hierfür erstellst du einfach ein neues Projekt und lädst deinen Kunden/Teammitglieder ein. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit, verkürzt Kommunikationswege und schafft Transparenz. 

Auch Asana lässt sich mit vielen Apps, wie Gmail, Slack oder Outlook integrieren. So lässt sich bspw. aus einer E-Mail in Gmail heraus direkt ein Task in Asana erstellen. Ouh yeah! 😎

Du kannst mit Asana kostenlos starten und hast damit bereits super viele coole und hilfreiche Features. Bei größeren Teams und Projekten empfehle ich jedoch ein Upgrade, da dadurch Features, wie Workflows, Portfolios und Reportings zur Verfügung stehen und man dadurch insgesamt noch effizienter und fortgeschrittener Projekte und Teams managen kann. Ich nutze mittlerweile das Premium-Abo, da ich durch das Upgrade Abläufe mithilfe von Regeln (Asana Rules) automatisieren und zusätzlich mithilfe von benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields) meine Projekte individualisieren kann.

Mein persönliches Tool Highlight: die Celebration Creatures von Asana, die gelegentlich über den Bildschirm fliegen, wenn du einen Taks abhakst. Whoop whoop! 🦄

💡 Pro-Tipp: Erstelle für wiederkehrende Tasks oder Projekte Vorlagen und dupliziere diese bei Bedarf. In den Vorlagen kannst du bereits definierte Checklisten und Prozessschritte hinterlegen und stellst so eine einheitliche Vorgehensweise sicher, aber auch, dass kein wichtiger Schritt vergessen wird. 🙌

Du möchtest Asana ausprobieren? Über diesen Link* kannst du Asana 30 Tage lang kostenlos mit allen Features testen und danach entscheiden, ob es was für dich ist. No strings attached!

Calendly 

Calendly ist ein Terminbuchungs-Tool, dass Terminvereinbarungen super einfach macht. Ich nutze es, um (potentiellen) Kunden verfügbare Termine zur Verfügung zu stellen (bspw. für ein Erstgespräch) und den Buchungsprozess so einfach und automatisiert, wie möglich zu gestalten ohne das alt bekannte Hin und Her per E-Mail. That is soooo 1999. 👴

In Calendly kannst du u.a. deine verfügbaren Zeiten, die Gesprächslänge, den zeitlichen Abstand zwischen einzelnen Gesprächen oder wie weit im Voraus Gespräche gebucht werden können ganz individuell einstellen. 

Deinen Buchungskalender kannst du dann bspw. entweder direkt auf deiner Website einbetten, oder per Mail versenden. Super easy!

Auch Calendly lässt sich mit vielen anderen Tools integrieren. Ich habe Calendly mit meinem Google Calendar, Google Meet sowie Zoom verknüpft. Bucht ein Kunde einen Termin über Calendly, wird  dafür automatisch ein entsprechender Google Meet bzw. Zoom-Link generiert und gleichzeitig das Ereignis automatisch im Kalender als “angenommen” eingepflegt. Die Integration mit Google Calendar ermöglicht zudem, dass Termine in meinem Kalender immer aktuell, mit den von mir festgelegten verfügbaren Zeiten in Calendly abgeglichen und bei Bedarf korrigiert werden, sodass es zu keiner Doppelbuchung kommt. Cool oder?

Auch mit Calendly kannst du kostenlos starten. In der kostenlosen Variante steht jedoch nur ein Ereignistyp zu Verfügung. Ebenso enthält die kostenlose Variante keine Personalisierung (für E-Mail Bestätigungen oder E-Mail Erinnerungen) oder Workflows. Für den Start reicht es aber vollkommen! Solltest du dich für die kostenpflichtigen Features entscheiden, so kannst du als Solopreneur schon mit knapp 7€/Monat einsteigen. 

💡 Pro-Tipp: Arbeitest du mit Kunden im Ausland und einer anderen Zeitzone zusammen, wähle in Calendly die Einstellung „Automatisches Erkennen und Anzeigen der Zeiten in der Zeitzone meines Eingeladenen“ aus, so werden deine verfügbaren Zeiten in der Zeitzone des Eingeladenen angezeigt. Keine Missverständnisse oder Verwirrungen mit “deine/meine Zeit” mehr. 😉

Zoom

Zoom ist ein Cloud-basiertes Tool für Online-Meetings und ermöglicht Video und/oder Audio Meetings.

Ich benutze Zoom-Meetings vorrangig für meine (Kunden-)Kommunikation. Zum einen, weil man mit Zoom auch sein Gegenüber sehen und Inhalte teilen kann, aber auch, um mit festgesetzten Meetings eine besser Planbarkeit zu haben und Ablenkungen durch ein klingelndes Handy zu minimieren.

Zudem ist es vor allem als Remote Worker wichtig, den Kunden, Geschäftspartner oder einfach nur jemanden aus deinem Netzwerk auch „mit Gesicht“ zu sehen. Dies schafft nochmal eine andere Vertrauensbasis und man vergisst schnell, dass teilweise eine große geografische Distanz zwischen dir und deinem Gesprächspartner liegt.

Wie bereits bei der Vorstellung der vorherigen Tools erwähnt, lässt sich Zoom ebenfalls super mit anderen gängigen Online-Tools, wie Google Workspace oder Calendly integrieren.

Auch mit Zoom kannst du kostenlos starten. Mit dem kostenlosen Abo stehen dir unbegrenzte Einzelmeetings sowie Gruppenmeetings mit bis zu 100 Teilnehmern (jedoch begrenzt auf 40 min.) zur Verfügung. Die kostenpflichtigen Abos bieten dann u.a. unbegrenzte Gruppenmeetings oder einen Cloud-Speicher.

Die Webkonferenz via Zoom ist auch ohne die Zoom-App verfügbar. Wenn dein Gesprächspartner keine App herunterladen möchte, kann er mit dem zur Verfügung gestellten Link ganz einfach über den Webbrowser am Meeting teilnehmen.

💡 Pro-Tipp: Nimm längere und wichtige Gespräche auf und spiele sie später nochmal ab. So kannst du dich auf das Gespräch konzentrieren ohne alles mitschreiben zu müssen. Mit einem kostenpflichtigen Abo kannst du sogar die Aufzeichnungen auf einer Cloud abspeichern und erhältst ab dem Business Abo sogar Transkripte von Aufzeichnungen. Bevor du ein Gespräch aufzeichnest, stelle jedoch sicher, alle Meeting-Teilnehmer zu informieren und ihr Einverständnis einzuholen (Stichwort: Datenschutz!)

Fazit 

Online-Tools erleichtern den Arbeitsalltag und ermöglichen vor allem ein orts- und geräteunabhängiges Arbeiten. Etwas, das für mich als Online Business Owner ausschlaggebend ist. Die vier vorgestellten Tools sind meine persönlichen Favoriten. Du kannst natürlich auch andere Anbieter und Tools verwenden, wichtig ist nur, dass die Handhabung so intuitiv und einfach wie möglich ist und die Tools untereinander so gut wie möglich kompatibel sowie leicht integrierbar sind. 

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